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Fonctionnalité · Tournées

Planifier les tournées, suivre les camions, comparer le prévu au réalisé

Un circuit décrit une fois produit toutes les tournées qui en découlent. Le vendeur reçoit son ordre de passage, le bureau voit où en est chaque camion, et le trajet réellement parcouru se superpose au trajet prévu — sans rapport à demander à personne.

En bref

Le circuit est un modèle
Les clients, leurs jours de passage et leur ordre sont décrits une fois. Les tournées du calendrier en découlent.
L'ordre est proposé
Le calcul range les arrêts sur la distance ou sur la durée. Le responsable de zone garde la main sur le résultat.
Le réel est comparé au prévu
Le trajet reconstitué depuis les positions du téléphone se superpose au circuit théorique, sur la même carte.

Qu'est-ce qu'une tournée commerciale ?

Une tournée commerciale est la journée de travail d'un vendeur itinérant : un camion chargé au dépôt le matin, une liste ordonnée de clients à visiter, une vente et un encaissement à chaque arrêt, un retour au dépôt le soir pour remettre la caisse et le stock restant.

Le circuit, lui, est le modèle qui produit ces tournées : les mêmes clients, aux mêmes jours, dans le même ordre, semaine après semaine. Une société de distribution exploite en général quelques circuits — un par secteur géographique ou par type de clientèle — et autant de tournées qu'il y a de jours travaillés dans chacun.

01

Le circuit se décrit une fois

Un circuit rassemble une liste de clients, leurs jours de passage et leur rang dans la journée. On le saisit une fois, au bureau. À partir de là, chaque jour travaillé produit sa tournée : le vendeur affecté, le véhicule, les visites attendues.

Un client qui change de jour, un client qui s'ajoute, un commerce qui ferme : la modification se fait sur le circuit et vaut pour les tournées à venir. Les tournées déjà closes, elles, ne bougent pas — c'est cette règle qui rend les chiffres du mois dernier encore lisibles le mois prochain, et elle vaut pour tout le mécanisme de clôture.

Ce qu'un circuit porte

  • Les clients et leur rang

    Qui est visité, et dans quel ordre par défaut la journée se déroule.

  • Les jours de passage

    La fréquence de visite de chaque client, qui peut différer d'un client à l'autre dans un même circuit.

  • Le camion et le vendeur

    L'affectation habituelle, que la tournée du jour peut reprendre ou remplacer.

02

L'ordre du jour est proposé, pas imposé

L'ordre de passage peut être calculé plutôt que recopié. Deux critères, au choix : la distance totale à parcourir, ou la durée du trajet. Les deux ne donnent pas le même résultat — le plus court en kilomètres n'est pas toujours le plus rapide quand il traverse un centre-ville aux heures de livraison.

Le résultat est une proposition. Le responsable de zone la garde, la corrige ou l'ignore : un client qui n'ouvre qu'à dix heures, une livraison promise en début de matinée, un passage au dépôt à intercaler sont des contraintes que seule une personne connaît. L'application range les arrêts ; elle ne décide pas de la journée.

Un circuit optimisé une fois ne l'est plus au bout de six mois : des clients sont entrés, d'autres sont sortis. Le calcul se relance quand on veut, sur le circuit tel qu'il est ce jour-là.

03

Ce que le vendeur a dans la main

Sur le téléphone, la tournée est une liste d'arrêts numérotés : le nom du client, son adresse, son statut — effectué, prochain, à faire. Le vendeur voit combien de visites il a faites sur combien étaient prévues, et combien de temps il a passé chez le client précédent.

Les commandes à livrer sont rattachées à leur arrêt. Un client débiteur est signalé avant l'entrée dans la boutique, pas au moment de la facture. Et tout cela fonctionne sans réseau : la tournée du jour est descendue sur l'appareil avec le reste des données, elle ne dépend d'aucune connexion pour s'afficher ni pour avancer.

Tournée du jour dans l'application vendeur Kuixel : arrêts numérotés, adresses et progression des visites.
La tournée du jour sur le téléphone du vendeur : progression des visites, arrêts numérotés avec leur adresse, statut de chacun et durée passée chez le client.

Ce qui remonte de chaque arrêt

  • L'heure d'arrivée et le temps passé

    Une visite de deux minutes et une visite de vingt minutes ne racontent pas la même journée ; le rapport des temps de visite les distingue.

  • Le motif d'une visite sans vente

    Un commerce fermé, un gérant absent, un refus : la visite existe et porte sa raison, plutôt que de disparaître du compte.

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Le circuit réel se superpose au circuit théorique

Pendant la journée, l'application relève la position du téléphone. Au bureau, ces points sont reliés en un tracé : le chemin réellement suivi par le camion.

Ce tracé s'affiche sur la même carte que le circuit prévu, dans une autre couleur. L'écart se lit à l'œil, sans rapport à demander ni tableau à recouper : un arrêt sauté, un détour, un ordre inversé, une longue immobilité au même endroit.

Chaque relevé de position rattaché à une action — une vente, une visite, un encaissement — apparaît à son tour sur la carte. On ne compare pas seulement deux traits : on sait où chaque document a été produit.

Détail d'une tournée Kuixel : sept visites ordonnées et carte comparant le circuit théorique au circuit réellement parcouru.
Les sept visites du jour avec leur statut et les clients débiteurs en rouge, puis la carte : circuit théorique en violet, circuit réel reconstitué en vert, relevés liés à une action en orange.
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La journée se suit pendant qu'elle se fait

L'écran de supervision réunit tous les camions du jour sur une carte, à leur dernière position connue. Sous la carte, une ligne par tournée : visites faites sur visites prévues, chiffre d'affaires, encaissé, crédits temporaires accordés, heure de la dernière synchronisation.

Cette dernière colonne est celle qu'on regarde en premier quand un chiffre paraît bas : un vendeur qui n'a pas synchronisé depuis deux heures n'est pas un vendeur qui ne vend pas. La supervision affiche l'état de l'information, pas seulement l'information. Le reste du tableau de bord prend le relais une fois la journée finie.

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Les clients qui n'étaient pas au circuit

Un vendeur croise des commerces qui ne figurent pas dans sa liste. Plutôt que de les noter sur un carnet qui se perd, il les déclare depuis le terrain : raison sociale, adresse, position relevée sur place. Le commerce entre dans le système comme prospect, rattaché au vendeur qui l'a trouvé.

La suggestion remonte au bureau à la synchronisation suivante. C'est le responsable qui décide de l'intégrer à un circuit, à quel jour et à quel rang, après avoir vérifié le matricule fiscal et fixé les conditions commerciales. Le vendeur signale ; il n'étend pas son secteur tout seul.

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La tournée se ferme sur une note

Quand la journée est close, la tournée reçoit une note pondérée sur 100. Elle agrège quatre choses mesurables : ce qui a été visité par rapport au prévu, ce qui a été vendu, ce qui a été encaissé, ce qui a été remis au dépôt.

Ce n'est pas un jugement, c'est un repère comparable d'une journée à l'autre et d'un vendeur à l'autre. Un chiffre d'affaires correct avec une note basse signale en général une tournée écourtée : la moitié des clients n'a pas été vue, et le manque se retrouvera la semaine suivante. La note se lit avec la remise de caisse du soir, dont elle reprend une part.

Les autres modules

La journée ne s'arrête pas à ce module.

  • Vente en tournée

    Le document se choisit et s'imprime chez le client, le prix descend du barème, le crédit s'arrête à son plafond.

  • Stock camion et chargement

    Ce qui monte dans le camion est confirmé ligne à ligne, et le stock se tient tout seul jusqu'à l'inventaire.

  • Caisse, clôtures et recouvrement

    X de caisse, remise au dépôt, clôture qui fige la journée, puis la balance âgée et les promesses de paiement.

  • Merchandising GMS

    Une seconde application pour les agents en grande surface : ce que le rayon devait montrer, ce qu'il montre vraiment.

La suite

Voyons vos circuits sur une carte.

Donnez-nous un secteur et une journée type : nous montrons la planification, l'ordre de passage calculé, la tournée telle que le vendeur la voit, puis la comparaison entre le trajet prévu et le trajet parcouru.

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