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Fonctionnalité · Caisse

Encaisser, clôturer la journée, recouvrer les impayés

L'argent d'une tournée passe par trois moments : l'encaissement chez le client, la remise au dépôt, et le suivi de ce qui n'a pas été payé. Kuixel tient les trois dans la même chaîne, de sorte qu'un dinar encaissé le matin se retrouve le soir au bon endroit — ou manque là où il manque.

En bref

Le point se fait sans rien arrêter
Le X de caisse totalise l'encaissé à un instant donné et laisse la tournée continuer.
La clôture fige la journée
Une fois close, une tournée ne se réécrit plus. Elle se relit, elle s'exporte, elle s'audite.
Chaque règlement solde des factures
Un encaissement s'affecte aux pièces qu'il éteint. Il ne tombe pas dans un solde global inexplicable.

Qu'est-ce qu'un X de caisse ?

Un X de caisse est un état d'encaissement pris en cours de journée, sans rien interrompre. Il totalise ce qui a été encaissé jusqu'à cet instant, par mode de règlement, et laisse la tournée se poursuivre. On peut en prendre plusieurs dans la même journée.

Il s'oppose à la clôture — le Z de caisse dans le vocabulaire du commerce — qui arrête définitivement la journée, en fige les documents et interdit toute nouvelle opération sur la période close. Le X sert à savoir ; la clôture sert à arrêter.

01

L'encaissement se fait chez le client

Le règlement est saisi au moment de la vente, sur le téléphone, avec son mode. Un client peut payer comptant, payer partiellement, ou ne pas payer du tout et rester à crédit dans la limite de son plafond. Les trois cas produisent des écritures différentes, pas une seule ligne floue.

Un client peut aussi régler une facture ancienne au passage du vendeur, sans acheter ce jour-là. Ce règlement existe alors seul, rattaché à la visite, et il vient éteindre une dette antérieure. C'est le geste le plus rentable d'une tournée, et c'est celui qui se perd le plus facilement quand il est noté sur un carnet.

02

Le X de caisse, à tout moment de la journée

À midi, après six clients, avant de repasser au dépôt : le vendeur peut prendre son X de caisse quand il veut. Il obtient le total encaissé depuis le début de la tournée, ventilé par mode de règlement, et la liste des pièces qui le composent.

L'intérêt n'est pas comptable, il est pratique. Un vendeur qui sait ce qu'il a en caisse à midi ne découvre pas un écart de trois cents dinars à dix-neuf heures, quand plus personne ne se souvient de rien. Et le chef de zone qui appelle obtient un chiffre, pas une estimation.

03

La remise de caisse au retour au dépôt

Au retour, le vendeur déclare ce qu'il rapporte. L'application compare cette remise à ce qu'il a encaissé selon ses documents. Les deux montants doivent être égaux ; quand ils ne le sont pas, l'écart est chiffré, daté et attaché à la tournée.

Un écart n'est pas nécessairement une faute : un règlement saisi deux fois, une facture encaissée mais non enregistrée, un rendu de monnaie approximatif produisent le même symptôme. Ce qui change, c'est qu'il est visible le soir même, sur un montant précis, plutôt qu'en fin de mois sur un total impossible à décomposer.

04

La clôture fige la journée

La clôture arrête la tournée. Après elle, les documents validés ne se modifient plus, aucune vente ne s'ajoute à la journée close, et les chiffres arrêtés restent tels qu'ils ont été arrêtés.

C'est ce qui rend les chiffres opposables. Un chiffre d'affaires qu'on peut encore corriger trois semaines plus tard n'est pas un chiffre d'affaires, c'est une estimation ; et une correction silencieuse est indétectable. Ici, ce qui doit être corrigé passe par une pièce d'annulation ou de régularisation, elle-même datée et signée — le journal d'audit conserve qui a agi, quand, et sur quel document.

Ce que la clôture produit

  • Une journée arrêtée

    Les documents de la tournée passent en lecture seule ; la période close ne reçoit plus rien.

  • Un rapprochement

    L'encaissé, la remise et l'écart éventuel sont consignés ensemble, avec le stock restant du camion.

  • Une note sur 100

    Pondérée sur ce qui a été visité, vendu, encaissé et remis — un repère comparable d'une journée à l'autre.

Supervision des tournées Kuixel : carte des vendeurs et tableau du jour avec le chiffre d'affaires, l'encaissé et l'heure de la dernière synchronisation.
Avant la clôture, la supervision montre l'avancement de chaque tournée : visites faites sur le total, chiffre d'affaires, encaissé, crédits temporaires et heure de la dernière synchronisation.
05

La balance âgée classe les impayés par ancienneté

Qu'est-ce qu'une balance âgée ?

Une balance âgée est un état des créances clients rangées par ancienneté. Chaque solde y est décomposé en tranches — non échu, en retard de moins de trente jours, de trente à soixante, de soixante à quatre-vingt-dix, au-delà — de sorte qu'on voit non seulement combien un client doit, mais depuis combien de temps il le doit.

C'est la différence entre un client qui doit dix mille dinars depuis huit jours et un client qui doit deux mille dinars depuis six mois. Le second est un problème ; le premier est une tournée normale.

La balance se lit par client, par circuit ou par vendeur. Elle donne la liste de travail du recouvrement : à qui parler, dans quel ordre, et avec quel argument.

06

Chaque encaissement s'affecte aux factures qu'il solde

Un règlement n'est pas versé dans un solde global : il est rattaché aux pièces qu'il éteint, en totalité ou en partie. Trois factures anciennes soldées par un versement unique restent trois factures identifiées, et le reliquat éventuel reste visible sur la dernière.

L'effet se voit surtout quand un litige arrive. « Je vous ai payé » devient une question à laquelle on répond en une minute : quel versement, quel jour, sur quelles factures. Sans affectation, un solde de client est un nombre que plus personne ne sait expliquer au bout de six mois.

07

Les promesses de paiement sont datées

Un client qui ne paie pas aujourd'hui promet souvent pour la semaine prochaine. Cette promesse est enregistrée avec son montant et sa date, depuis le terrain ou depuis le bureau.

Dès que l'échéance passe sans règlement, la promesse remonte en alerte. Le recouvrement cesse d'être une affaire de mémoire : on sait qui a promis quoi, pour quand, et qui n'a pas tenu. Un vendeur qui repasse chez ce client la semaine suivante le sait avant d'entrer.

08

Le recouvrement commence sur le trottoir

Le bureau relance, mais c'est le vendeur qui voit le client. L'application le lui signale : dans la liste de sa tournée du jour, les clients débiteurs apparaissent en rouge, avant l'entrée dans la boutique. Sur la carte du secteur, au bureau, ils ressortent de la même façon.

Le vendeur arrive donc informé : ce que le client doit, depuis quand, ce qu'il avait promis. Il peut encaisser sur place, enregistrer une promesse, ou refuser une nouvelle vente à crédit — puisque le plafond, lui, s'applique tout seul.

Carte Kuixel du secteur : clients géolocalisés, clients débiteurs en rouge, dépôt et camions en temps réel.
La carte du secteur : chaque client géolocalisé, les clients débiteurs en rouge, le dépôt, et la position des camions du jour.

Les autres modules

La journée ne s'arrête pas à ce module.

  • Tournées et circuits

    Décrire ses circuits une fois, laisser l'application proposer l'ordre du jour, puis comparer le trajet réel au trajet prévu.

  • Vente en tournée

    Le document se choisit et s'imprime chez le client, le prix descend du barème, le crédit s'arrête à son plafond.

  • Stock camion et chargement

    Ce qui monte dans le camion est confirmé ligne à ligne, et le stock se tient tout seul jusqu'à l'inventaire.

  • Merchandising GMS

    Une seconde application pour les agents en grande surface : ce que le rayon devait montrer, ce qu'il montre vraiment.

La suite

Suivons un dinar du comptoir au bureau.

Une vente à crédit, un règlement partiel, une promesse non tenue : nous les saisissons devant vous et nous les retrouvons dans la remise de caisse, dans la balance âgée et dans la tournée close.

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